Bạn đang thắc mắc không biết PivotTable là gì, khi nào cần sử dụng nó và cách sử dụng nó ra sao?
Hôm nay “meodangian” sẽ hướng dẫn bạn về cách sử dụng PivotTable trong excel nhé.
 |
| Pivot |
Không bàn cải gì về PivotTable nữa, nếu bạn vẫn chưa biết về nó và cách sử dụng nó, vậy PivotTable là gì nhỉ?
Giả sử ta có 1 bảng chứa nhiều thông tin khác nhau, bây giờ muốn thống kê nó theo 1 loại mà sếp muốn lấy, đi lọc tay thì mất công quá. Dùng pivot để thống kê cho nhanh nè.
1. PivotTable là gì?
Thực tế PivotTable là một chức năng giúp bạn thống kê nhanh gọn, chi tiết gộp ở các số liệu ở các bảng, cột, dòng.v.v.
Khi đối diện ở 1 file số liệu dày đặc với tên, số tiền, số lượng.v.v. nhưng cuối ngày bạn phải báo cáo tập hợp lại. Vậy chỉ có PivotTable mới xử lí được công việc này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
PivotTable là chức năng mặc định được thiết lập trong excel, luôn luôn xuất hiện ở mục Insert trên thanh công cụ.
PivotTable sẽ mang lại sự kiểm soát số liệu 1 cách chính xác nhất, hiệu quả nhất và từ đó bạn có thể thống kê ra rất nhiều điều không ngờ khác. Cùng tìm hiểu cách sử dụng PivotTable nhé!
Lí thuyết thì rất dài dòng, nên cùng đi vào thực tế bên dưới nào,
2. Cách sử dụng PivotTable.
Bước 1:
Vào mục Insert👉PivotTable
 |
| PivotTable |
Bước 2:
Hộp Create PivotTable xuất hiện như hình bên dưới
– Select a table or range: là nơi chọn bảng hoặc phạm vi muốn thống kê bằng Pivot
– Use an external data source:là mục chọn sử dụng nguồn dữ liệu từ bên ngoài.
+ Mục này thường ít khi sử dụng do ít khi ai dùng các nguồn bên ngoài đưa vào, ngoại trừ Excel đang dùng.
– Choose where you want the PivotTable report to be placed: Nơi bạn muốn đặt bảng báo cáo PivotTable.
+ New Worksheet: Đặt ở một sheet mới khác.
+ Existing Worksheet: Xuất dữ liệu ở sheet hiện tại của bạn
+ Location: Chọn cột hoặc hàng mà bạn muốn tạo bảng PivotTable
Sau đó hãy chọn OK là hoàn thành việc tạo bảng pivot rồi.
 |
| Sau khi tạo Bảng |
Bước 3:
Xuất hiện hộp PivotTable Fields. Chỗ này xuất hiện tên của cột tiêu đề, và bên dưới có 4 loại:
– FILTERS: Bộ lọc, nơi mà bạn muốn hạn chế ở giới hạn nào đó.
– COLUMNS: Nơi bạn muốn Show ra theo dạng hàng ngang
– ROWS: Nơi bạn muốn show ra theo dạng cột
– VALUES: Nơi bạn muốn show giá trị theo dạng SUM(tổng) hoặc Count(đếm số hàng có chứa giá trị).
Sau khi chọn các giá trị cần thiết thì bạn sẽ thấy được số liệu cụ thể mà bạn mong muốn, giờ thì chỉ việc báo cáo thôi nhé.
Ví dụ:
Bây giờ bạn muốn thống kê “Tên ảnh”, “số lượng ảnh” ở “Ngày bắt đầu” là 23/03/2022.
Cách làm như sau:
Bước 1:
Vào mục Insert👉 PivotTable. Hình ảnh như trước đó!
Bước 2:
Hộp Create PivotTable xuất hiện như hình bên dưới
– Select a table or range: Chọn ví trí phạm vi muốn thống kê.
Ở đây đang lấy là: Sheet1!$A$1:$H$39
– Choose where you want the PivotTable report to be placed: Nơi bạn muốn đặt bảng báo cáo PivotTable.
+ Existing Worksheet: Mình muốn xuất dữ liệu ở sheet hiện tại.
+ Location: Mình muốn đặt bảng ở “Sheet1!$J$1” như hình.
 |
| Chọn nơi muốn lấy để thống kê |
Bước 3:
Xuất hiện hộp PivotTable Fields. Chỗ này xuất hiện tên của cột tiêu đề, và bên dưới có 4 loại:
– FILTERS: Mình muốn lọc Ngày bắt đầu ra ở ngày “23/03/2022”, khi ra bảng Pivot bạn chỉ việc chọn “23/03/2022”
– COLUMNS: Chỗ này mình không muốn show gì, có thể bỏ qua
– ROWS: Nơi mình muốn show ra “Tên ảnh”
– VALUES: Nơi mình muốn show giá trị theo dạng SUM(tổng) “Số lượng ảnh” và “Số lượng đối tượng” bao nhiêu
Từ các giá trị trên, mình chỉ việc kéo các tên ở PivotTable Fields xuống dưới 4 loại mình cần thôi.
 |
| Hộp để lấy cột-hàng muốn thống kê |
Kết quả cho ra như sau:
■Ngày 23/03/2022 ta có Ảnh 111 và 12 có tổng 90 ảnh và số đối tượng là 2757 tag. (tag ở đây là giả sử quy ước thôi nhé)
 |
| Kết quả thống kê ra nhìn quá đơn giản phải không nào! |
Giờ muốn thay đổi tên hoặc xóa bảng này đi thì như thế nào?
Đổi tên: Kích vào ô muốn thay đổi, thay đổi nội dung thôi. Đừng thay đổi giá trị thì nó sẽ cho phép bạn thay đổi
Xóa bảng: Nếu bạn muốn xóa từng cột hoặc dòng thì không được đâu nhé.
Nếu xóa hết thì bạn bôi đen toàn bộ bảng, không sót đối tượng nào trong bảng cả. Nhấn delete hoặc delete cột-dòng toàn bộ của bảng là được.
Từ bảng Pivot này, bạn có thể áp dụng mãi cho thống kê các ngày tiếp theo.
Chỉ cần số liệu cứ update lên thì bạn chỉ việc vào Data 👉 Refresh All, vậy là nó đã được cập nhật cho bạn rồi.
Thấy rất đơn giản. Nhưng hãy sử dụng Logic của mình áp dụng vào công việc thực tế.
Chúc các bạn thành thạo PivotTable trong lòng bàn tay nha!
